MICROSOFT ACCESS: Juni 2010

Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Basis data. Representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi)yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.

Dalam maksud yang sama, bisa juga diartikan sebagai sekumpulan informasi yang disusun sedemikian rupa untuk dapat diakses oleh sebuah software tertentu. Database tersusun atas bagian yang disebut field dan record yang tersimpan dalam sebuah file. Sebuah field merupakan kesatuan terkecil dari informasi dalam sebuah database. Sekumpulan field yang saling berkaitan akan membentuk record.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel.

Pengertian Database:

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna

Banyak sekali kegiatan manusia yang menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, sehingga diperlukan suatu perangkat lunak database. Jika dikaji lebih mendasar tentang batasan suatu database, maka dapat disebutkan bahwa segala bentuk koleksi data adalah suatu database. Mulai dari kelompok data pegawai, sampai dengan kelompok file, merupakan database.

Definisi dasar struktur database :

Data : sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

Informasi : hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tabel : merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

Field (kolom) : merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data.

Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel :

a. Harus Unik atau Spesifik

b. Boleh disingkat

c. Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"

Contoh :

Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang, Kode_Brg Tanggal Lahir menjadi TglLahir, Tgl_Lahir, Tgl_Lhr

Record (baris) : merupakan sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom/field

Database Hierarkis

Pada database Hierarkis, field atau record diatur dalam kelompok-kelompok yang berhubungan, menyerupai diagram pohon, dengan record child (level lebih rendah) berada di bawah record parent (level yang lebih tinggi).

Database hierarkis merupakan model tertua dan paling sederhana dari kelima model database. Dalam model database ini mengakses atau mengupdate data bisa berlangsung sangat cepat karena hubungan-hubungan sudah ditentukan. Tetapi, karena struktur harus didefinisikan lebih dahulu, maka hal ini cukup riskan. Lagipula menambahkan field baru ke sebuah record database membuat semua database harus didefinisikan kembali. Karena itulah diperlukan model database yang baru untuk menunjukkan masalah pengulangan data dan hubungan data yang kompleks.

Database Jaringan

Konsep database jaringan mirip dengan database hierarkis tetapi setiap record child dapat memiliki lebih dari satu record parent. Selanjutnya setiap record child dapat dimiliki oleh lebih dari satu record parent.

Database jaringan pada dasarnya digunakan dengan mainframe, lebih fleksibel disbanding database hierarkis karena ada hubungan yang berbeda antarcabang data. Akan tetapi strukturnya masih harus didefinisikan lebih dahulu. Pengguna harus sudah terbiasa dengan struktur database. Lagipula jumlah hubungan antar-record juga terbatas, dan untuk menguji sebuah field seseorang harus mendapatkan kembali semua record.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

[sunting] Perangkat lunak basis data

Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat basis data aras tinggi (high level):

Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah (low level), diantaranya:

Pengertian dan Kegunaan Query

Query merupakan tabel virtual yang berati bahwa data yang ada pada suatu query bisa diperlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, namun secara fisik tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query adalah sebuah salah satu object dalam Access yang berfungsi untuk menampilkan data melalui proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang memenuhi kriteria yang akan ditampilkan atau dicetak. Data yang di query dapat di lakukan dari satu tabel atau menggabungkan beberapa tabel yang memiliki relational.
Select Query
Select query merupakan jenis query yang paling umum. Query ini mengambil record dari satu tabel atau lebih dan menampilkan hasilnya dalam data sheet. Hasil Query dapat digunakan untuk mengelompokan record, menghitung jumlah, rata-rata dan tipe total yang lain.

Jika anda telah membuat tabel-tabel dan telah memasukkan banyak data dalam tabel tersebut, suatu ketika Anda menginginkan untuk mengetahui/mencari data tertentu. Hal ini dapat anda lakukan dengan membuka tabel, menelusuri data satu per satu, lalu membuat tabel baru untuk menyimpannya. Akan tetapi cara seperti ini sangat tidak efisien. Untuk kebutuhan tersebut, akan jauh lebih mudah jika anda menggunakan queryuntuk memenuhi permintaan data kita Pada dasarnya, query adalah merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih dikenal dengan nama Structured Query Language (SQL). Query dibedakan menjadi 2, yaitu

1. Untuk membuat/mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language (DDL)

2. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language (DML). Manipulasi data bisa berupa:

a) Menambah, mengubah atau menghapus data.

b) Pengambilan informasi yang diperlukan dari database, yang mana datanya diambil dari tabel maupun dari query sebelumny

Satu fasilitas untuk membuat formulir. Formulir ini dapat berupa input-input dalam bentuk berbeda, yang memungkinkan pemakai memasukan input-input ini lewat browser dan mengajukannya (submit).

Sebuah jendela yang merupakan wadah bagi berbagai komponen yang akan terpasang dalam suatu program aplikasi. Dalam pembuatan sebuah program form dapat bertindak sebagai jendela program, kotak dialog dan jendela peringatan.

Database pada Access 2003 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, page, makro, modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.

Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database.
Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Query dapat juga digunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record data pada suatu saat yang sama. Selain itu query dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Sebuah query dapat memiliki sumber data sampai dengan 16 tabel, dapat memiliki sampai 255 field yang berbeda.
Forms, digunakan untuk menampilkan data, mengisi data mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika form dibuka, Access 2003 mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang dibuat melalui Form Wizard atau dari layout yang dirancang sendiri oleh user. Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data.
Report yang telah dikelompokkan dapat dicetak, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan criteria tertentu. Report (laporan) juga dapat dibuat dengan berisikan grafik atau label data.
Pages, digunakan untuk membuat halaman Web (page) berupa data access page yang dapat ditempatkan di server sistem jaringan intranet atau internet.
Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode Visual Basic for Applications yang ditulis untuk menangani even dalam Access 2003.

Tipe Data Field

Field-field dalam sebuah tabel haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui bagaimana agar data tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh karena itu sangat penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada. Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika Anda merancang berbagai macam tabel dalam sebuah database.

Text

Ini adalah tipe data yang paling umum digunakan. Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft Access memberi keleluasaan bagi Anda untuk memasukkan data sampai 255 karakter ke field dengan tipe data ini.

Memo

Tipe data ini mirip dengan teks, tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih sering dugunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.

Number

Tipe data ini digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk perhitungan matematis. Anda tidak menggunakan tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya, karena nomor telepon tidak perlu diproses secara matematis.

Date/Time

Tipe data ini digunakan untuk nilai tanggal dan waktu. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk tanggal lahir atau tanggal pembelian.

Currency

Tipe data ini terutama digunakan untuk nilai mata uang. Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe data ini, misalnya, bisa digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.

Auto Number

Ini adalah angka yang secara otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik, artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini. Sebagai contoh Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk NIM, NIP, KARPEG atau Nomor Induk Siswa.

Yes/No

Tipe data ini hanya bisa mempunyai dua nilai yaitu Yes atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya mempunyai dua nilai. Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana hanya memiliki dua nilai yaitu Ya atau Tidak.

OLE Object

Tipe data ini digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam tabel Karyawan. Meskipun file bitmap yang digunakan disimpan dalam tabel, tetapi file bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam form atau report.

Hyperlink

Ini merupakan gabungan dari teks dan bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink. Hyperlink digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft Access akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang bersangkutan

Menurut pengaksesannya, basis data dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :1. Basis data individual

Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi.

2. Basis data perusahaan

Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client.

3. Basis data terdistribusi

Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online.

4. Basis data publik

Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja (publik). Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis. Namun adakalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik.

DBMS memiliki keuntungan seperti berikut:

1. Independensi data

DBMS menyediakan pendekatan yang membuat perubahan dalam data tidak membuat program harus diubah.

2. Pengaksesan yang efisien terhadap data

DBMS menyediakan berbagai teknik yang canggih sehingga penyimpanan dan pengambilan data dilakukan secara efisien.

3. Keamanan dan integritas data

Karena data dikendalikan oleh DBMS, DBMS dapat melakukan kendala integritas terhadap data. Segala sesuatu yang tidak sesuai dengan definisi suatu field dan kekangan yang melekat pada field akan ditolak. Sebagai contoh, jika field Jenis_Kelamin dinyatakan berupa P atau W, maka penyimpanan L ke field tersebut dengan sendirinya akan ditolak oleh DBMS.

4. Administrasi data

Jika sejumlah pemakai berbagi data, pemusatan administrasi dapat meningkatkan perbaikan yang sangat berarti. Dengan cara seperti ini, duplikasi atau redudansi data dapat diminimalkan.

5. Akses bersamaan dan pemulihan terhadap kegagalan

DBMS menyediakan mekanisme sehingga data yang sama dapat diakses oleh sejumlah orang dalam waktu yang sama. Selain itu, DBMS melindungi pemakai dari efek kegagalan sistem. Jika terjadi kegagalan sistem, DBMS dapat mengembalikan data sebagaimana kondisi saat sebelum terjadi kegagalan.

6. Waktu pengembangan aplikasi terpendek

DBMS menawarkan banyak fasilitas yang memudahkan dalam menyusun aplikasi sehingga waktu pengembangan aplikasi dapat diperpendek.

Telah diketahui bahwa secara fisik data dalam bentuk kumpulan bit dan direkam dengan basis track didalam media penyimpan eksternal. Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data, data disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa:

1. Kumpulan tabel menyusun basis data,
2. Tabel tersusun atas sejumlah record,
3. Sebuah record mengandung sejumlah field, dan
4. Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit.

Pengertian masing-masing istilah diatas adalah seperti berikut:

a. Field (medan) menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu nama seseorang, jumlah barang yang dibeli, dan tanggal lahir seseorang.

b. Record (rekaman) menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait. Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga menyatakan record yaitu tupel dan baris.

c. Tabel menghimpun sejumlah record. Sebagai contoh, data pribadi dari semua pegawai disimpan dalam sebuah tabel.

d. Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Sebagai contoh, basis data akademis mengandung tabel-tabel yang berhubungan dengan data mahasiswa, data jurusan, data mata kuliah, data pengambilan mata kuliah pada suatu semester, dan nilai yang diperoleh mahasiswa.

DBMS masa kini mendukung berbagai jenis data, dari teks, suara, hingga gambar. Contoh berbagai nama tipe data pada berbagai DBMS adalah sebagai berikut:

Contoh berbagai jenis data

Tipe Data	Keterangan
Character (Visual dBASE) Char (SQL) Text (Access) Alpha (Paradox)	Menyatakan tipe data untuk menyimpan deretan karakter seperti nama orang atau nama mobil
Memo (Access dan Visual dBASE) Text (PostgresSQL)	Untuk menyimpan deretan karakter dengan ukuran yang besar (melebihi 256 karakter)
Number (Access) Numeric (Visual dBASE)	Untuk menyimpan data bilangan
Date/Time (Access)	Untuk menyimpan data jam dan tanggal
Date (Visual dBASE) Date (PostgresSQL)	Untuk menyimpan tanggal
Time (PostgresSQL)	Untuk menyimpan data jam
Currency (Access) Money (Paradox)	Untuk menyimpan data uang
Yes/No (Access) Logical (Visual dBASE) Bool (PostgresSQL)	Untuk menyimpan data logika (benar atau salah)
OLE (Visual dBASE) OLE Object (Access)	Untuk menyimpan OLE. Dapat berupa objek seperti gambar atau bahkan suara
Binary (Visual dBASE)	Untuk menyimpan data gambar atau suara
Graphics (Paradox)	Untuk menyimpan data gambar
Hyperlink (Access)	Untuk menyimpan data hyperlink